Bejegyzés

6 módszer arra, hogyan takarítsa meg idejét, miközben üzleti tevékenysége mozgásban tartja Önt

Akik saját vállalkozást működtetnek, nagyon jól tudják, hogy az üzlet nem állhat meg akkor sem, ha elhagyják irodájukat – lehetnek az üzlethelyiség raktárában, egy asztalnál a nappaliban, vagy laptoppal egy kávézóban. Függetlenül attól, hogy milyen üzletet működtet, azt az Ön mozgása sem lassíthatja le.

A G Suite segítségével időt takaríthat meg, és a hangsúlyt a fontosabb feladatokra helyezheti, mint pl.: projektek határidejének megtartása vagy az ügyfelek elégedettségének megőrzése a határidők betartásával. Használja a következő 6 trükköt és maradjon hatékony a munkáját illetően bárhol legyen, helyzetétől függetlenül.

  1. Dolgozzon offline a Gmailben, a Google Dokumentumokban és a Drive-ban.

Manapság már mindenki arra számít, hogy a nap 24 órájában internetelérés áll rendelkezésére, de néha ez nem fedi a valóságot. Ha ilyen helyzetben találná magát, a Chrome böngésző segítségével offline módban folytathatja munkáját a Gmail-ben, Google Dokumentumokban és a Drive-ban. Bármilyen levél vagy dokumentum amelyet szeretne feltölteni, szinkronizálásra kerül, amint internet elérést biztosít készülékének.

Az offline hozzáférés beállítása a Gmailben egyszerű. Itt megtalálja, hogyan:

  1. Nyissa meg a Beállítások elemet a Gmail jobb felső sarkában.

  2. A jobb oldali Offline lapon jelölje be az „Offline levelek engedélyezése” mezőt. Megjegyzés: azt is megadhatja, hogy hány napig szeretné tárolni a leveleket.

  3. Ha kész, kattintson a Módosítások mentése gombra.

  4. Most offline elérheti a Gmailt a mail.google.com webhelyen. Ne feledje, hogy az offline funkciók csak a Chrome böngészőben fognak működni.

Ha offline állapotban szeretne dolgozni a Drive-ban, a Docs-ban, a Táblázatokban vagy a Diákban, telepítse a Google Dokumentumok offline kiterjesztését a Chrome-hoz. Kövesse az utasításokat.

2. Írjon e-maileket rövidebb idő alatt. 

Az e-mailek írása csak néhány percet vesz igénybe általában, de ha ezt az időt megszorozzuk a naponta elküldött levelek számával, akkor rájövünk, hogy mennyi munka van valójában a levelek küldéséve. A Gmailnek olyan funkciói vannak, mint az intelligens összeállítás és az intelligens válasz, amelyeket a mesterséges intelligencia segít annak érdekében, hogy gyorsabban eligazodjon a levelei között. Az Intelligens összeállítás segítségével gyorsabban írhat e-maileket, általános mondatok javaslatával vagy akár személyre szabott javaslatok használatával a levél írása közben.  Amikor ezek megjelennek, egyszerűen fogadja el a javaslatokat a „Tab” gombra kattintva (vagy mobilon jobbra mozgatva). Másrészről az intelligens válasz segít az e-mailek gyors megválaszolásában a beérkezett üzenetek mappában szereplő előre javasolt válaszok használatával.  A pár másodperces megtakarítások összeadásával sok időt spórolhatunk meg.

3. Hozzon létre és csatlakozzon az megbeszélésekhez bárhonnan – nincs szükség PIN-kódra. 

Ne kösse magát az asztalához csak azért, mert konferenciahívása van. Amikor a Naptárt használja a Hangouts Megbeszélés ütemezéséhez, a Hangout hivatkozás és a betárcsázási szám automatikusan hozzáadódik a meghíváshoz, így egyetlen kattintással csatlakozhat a megbeszéléshez.

Ez azt jelenti, hogy nem kell bonyolult PIN-kódot küldenie a résztvevőknek, hacsak nem akarnak telefonról telefonálni. De ne aggódjon, erre is van megoldás. A betárcsázott számok automatikusan  bekerülnek a naptárhívásba is, minden esetre!

Továbbá, ha hozzáadja a Találkozó alkalmazást táblagépekhez és telefonokhoz, szinte bárhonnan beléphet a Hangouts szolgáltatásba (vagy offline módban is dolgozhat, mint már említettük).

Ha nagyobb irodája és több alkalmazottja van, akkor a Naptár automatikus szobafoglalási funkciója megtalálja és javasolja a legmegfelelőbb szobákat a megbeszéléshez, valamint információt ad a tárgyalók felszereltségéről, mint például van e monitor, A/V eszköz, stb. Ez praktikus, ha gyorsan szeretne egy megbeszélést ütemezni. Ennek a szolgáltatásnak a használatához az IT adminisztrátornak először regisztrálnia kell a tárgyaló részleteit.

4. Készítsen fényképet egy jegyzet készítéséhez (gépelés helyett).

A kép nem áll ezer szóból, és értékes időt takarít meg Önnek.. A Keep használatával képeket készíthet, és felveheti azokat a jegyzetekhez és a teendők listájához. A kép készítése sokkal gyorsabb, mint a hosszú jegyzetek írása – és a kép sok esetben sokkal többet tud mondani Önnek, mint a szöveg.

5. A fájlok automatikus fontossági sorrendje.

A fájlok áthelyezése a papírokról az online tárolókra csökkentheti a rendetlenséget – de továbbra is szükség van tanácsokra és eszközökre, amelyek segítenek megtalálni fájljait, miután elmentették azokat a felhőbe.

A Drive-ban a bal oldali navigációban található egy „Prioritás” nevű beállítás, amely a gépi tanulást használja a fontos fájlok gyors előrejelzésére és felfedésére. Javasolhat „munkaterületeket” is, amelyek a releváns dokumentumokat csoportosítják, hogy segítsenek bizonyos projektekre koncentrálni. Ezt a módszert használva a legfontosabb fájlok megjelennek, amint megnyitja a Drive-ot.

A fájlok gyors megkeresésének egy másik lehetősége a „Google Drive gyorskeresése” Chrome-kiterjesztés letöltése. Ezzel a kiterjesztéssel a Drive-fájlokat közvetlenül a Chrome böngésző keresősávja segítségével keresheti meg.

6. Készítsen dokumentumokat gyorsabban.

Még mindig gépeli a fejléceket és lábléceket a dokumentumokban? Takarítson meg időt a Dokumentum-sablonok segítségével. Vagy használja a hang gépelést, hogy gyorsabban vesse gondolatait papírra. Nyissa meg a Dokumentum „Eszközök” menüjét (ha Chrome-böngészőt használ), majd kattintson a „Hangírás” elemre a beszédhez és a bediktált szöveg kijelzőn való megjelenítéséhez . A hangparancsokkal módosíthatja a betűstílusokat is, hozzáadhat táblázatokat és hivatkozásokat.

Érdemes néhány percet rászánni annak megismerésére, hogy a G Suite miként segíthet Önnek abban, hogy időt takaríthasson meg munkája elvégzése közben.Kis szerencsével értékes perceket spórolhat meg, hogy többet pihenhessen egy produktív munkanap végén.

További érdekességekről itt olvashat.

Gmail

Kezelje leveleit hatékonyan ezekkel az alapvető Gmail tippekkel

Leveleinek rendben tartása egy soha véget nem érő feladatnak tűnhet. És egy olyan világban, ahol a technológia sokkal jobban összeköti Önt a munkájával, mint valaha, hogyan állíthat be alapszabályokat energiájának megtartásához, összpontosításának és koncentráló képességének megkíméléséhez? A Google termékek szakértőjeként segítem a Google használóit a Gmail, a Google Drive és Google naptár használatának megkönnyítésében, hogy kevesebb energiát kelljen felhasználniuk a mindennapi teendők elvégzéséhez. Leginkább a levelezés lehet az, ami megnehezíti a mindennapjait.

A Gmail a születésnapját ünnepelte nemrégiben, és így 15 éve a világ több milliárd emberének hasznos segítője. Feladatom egy része a Gmail-el kapcsolatos tippek megosztása a Google használóival – itt található a 10 legfontosabb levelezéssel kapcsolatos kezelési tippem:

  1. Csökkentse az értesítéseket: ne zavarja az elméjét minden új e-mail értesítésével – pro-aktív módon ellenőrizze leveleit. Telefonján értesítéseket állíthat be a specifikus levelekre – például a főnöke leveleire. Ez segíteni fog Önnek elválasztani a fontos leveleket a kevésbé fontosaktól.
  2. Válaszoljon 24 órán belül, még akkor is ha csak állapot frissítést küld: valószínűleg nem tud minden levelet lekezelni 24 órán belül, de elkerülheti, hogy újabb követő levelet kapjon egy munkatársától. Állapotfrissítés – “Üdvözlet, megkaptam a levelet, de a következő héten tudok ezzel foglalkozni” – ez egy remek lehetőség arra, hogy tudatosítsa a feladóban: az elvárásoknak megfelelően foglalkozik a témával.
  3. Zárja be a leveleit naponta 1-2 alkalommal: a levelezés szükséges munkája elvégzéséhez, de ez egyben a legjobban lefoglalja Önt. A legtöbb ember egész nap nyitva hagyja a levelezését, és fél óránként vagy többször ellenőrzi azt. Próbálkozzon a bezárásával, amikor van ideje nagyobb odafigyelést igénylő munkák elvégzésére: a képesség, hogy figyelmetlenség nélkül összpontosítsunk egy fontos feladatra.
  4. Ne kattintson kettőnél többször egy levélre: ha elolvas egy levelet és nem jelöli olvasottnak, újra el fogja olvasni, hogy visszaemlékezzen mi a teendő vele. Olvassa el egyszer és lássa el valamilyen jelöléssel (pl. “válaszolnom kell”, vagy “ezt a héten el kell végeznem”) majd még egyszer amikor válaszol is benne.
  5. A levelek külön válogatását, olvasását és megválaszolását el kell választanunk egymástól: a legtöbb ember ugrál a levelek szétválasztása, olvasása, megválaszolása között és ismétli ezeket a lépéseket, így nagyon sok energiát elpazarolnak. Ehelyett mondja azt magának: “most mindent sorba rendezek”. Amikor a levelek priorizálása megvan, akkor kezdje azok feldolgozását.
  6. Azokat a leveleket tartsa meg, ahol világos a velük való teendő – ellentétes esetben archiválja vagy törölje: amikor a beérkezett leveleink között sok a levélszemét, téves érzetet ad az agyunknak, elhitetve velünk, hogy sok tennivalónk van. Legyen könyörtelen az olyan levelek törlésével, archiválásával vagy altatásával, amelyek nem igényelnek azonnali beavatkozást az Ön részéről.
  7. Néhány levél kihagyása: minden levél amit lát a postaládájában egy kis energiát vesz el Öntől, vagyis a beérkező levelek minden elemét meg kell vizsgálnia. A Gmail lehetővé teszi a szűrők létrehozását, hogy bizonyos e-mailek „átugorják a beérkező levelek mappáját”, és ne jelenjenek meg új e-mailekként. Például, ha sok e-mail hírlevelet kap, akkor állítson be egy szűrőt a „a következő szavakat tartalmazza: leiratkozás” elemmel – így ezek az e-mailek nem vonják el a figyelmét, de később megkeresheti őket.
  8. Ne keverje össze az olvasott és az olvasatlan e-maileket: az olvasott és az olvasatlan e-mailek kombinálása a beérkező levelek között recept a szorongásra. Az új e-maileknek egy részbe kell tartozniuk, a már elolvasott és a műveletet igénylő e-maileknek egy másik szakaszban kell lenniük. Készíthet külön beérkező levelező ablakot, vagy „áthelyezhet” e-maileket egy külön címkére, amely egy adott műveletet jelöl (például “Teendő” vagy “Követés”).
  9. Hogy összpontosítani tudjon, az új levelekre ne szenteljen nagy figyelmet. Nehéz válaszolni az állandóan újonnan érkező levelekre. Ehelyett nyisson meg egy részt, például az “elhalasztott levelek” (levelek, amelyeket a későbbi feldolgozásra mentett el) vagy a “csillaggal jelölt levelek” (a fontos levelei), így ezekre a feladatokra összpontosíthat, ahelyett, hogy az új levelek elvonnák a figyelmét.
  10. Hogy megtalálja mire van szüksége, keressen: a levelezési címkék segíthetnek a levelei rendezetten tartásában, de gondolkodjon el azon, miként kezdte a Google… Keresés! Leveleinek keresése – a címkék átnézése helyett – valójában egy gyorsabb módszer a kívánt levél megtalálására. Kereshet dátum, feladó, tárgy (és így tovább) szerint, és még pontosabbá teheti azokat lekérdezések segítségével, mint például: „has:attachment” vagy „older_than:6m” (m = hónap).

Azoknak, akik a Gsuite új felhasználói, rengeteg lehetőségük van hatékonyan kezelni levelezésüket.

Tudjon meg többet vagy próbálja ki saját maga.

Forrás

Gsuite bevezetésével kapcsolatos érdekességeket itt talál.